«Нічого не зрозуміло, але дуже цікаво» – саме такі думки виникають в більшості випадків, коли в черговий раз хтось заводить розмову про цифровізацію та цифрову трансформацію.
Що ж мається на увазі під цими словами?
Для початку визначимо, що таке оцифровка. Це переведення бізнес-процесів у цифровий формат. Тобто якщо раніше клієнтська база велася у паперовому блокноті, то надалі використовуватиметься таблиця Excel, а ще краще – CRM.
Цифровізація – це наступний етап, коли оцифровані дані та процеси використовуються для спрощення та оптимізації бізнес-операцій.
А цифрова трансформація – це процес повної заміни ручних, традиційних та застарілих способів ведення бізнесу. Саме на цьому тлі з’являється все нове та найцікавіше: віртуальні інфлюенсери, VR-екскурсії та 3D-селфі для інтернет-шопінгу.
То що, чи є в вашій роботі процеси, які можна було б автоматизувати? Чи думали ви, як це може вплинути на бізнес?
Розповімо трохи докладніше про деякі переваги, які дає цифровизація.
1. Підвищення продуктивності
На пошук паперового документа або запису витрачається в середньому від 2 до 5 хвилин. І це за умовою, що вони зберігаються в порядку. Для того, щоб знайти цифровий файл, достатньо кількох кліків.
Автоматичне заповнення даних скорочує близько 30% ручних операцій (внесення інформації до картки клієнта, формування звітності, виставлення рахунків тощо).
Крім того, наприклад, при підключенні CRM всі запити з різних джерел (сайт, соцмережі, дзвінки, реклама) потрапляють в єдину систему. Менеджерам не доводиться «бігати» між різними ресурсами, відповідаючи на запити. Всі дані розміщені в одному вікні, як і історія комунікацій з кожним з клієнтів. Це скорочує час обробки замовлень, допомагає бачити звідки приходять ліди, дає уявлення про постійних покупців та їх уподобання.
Основні переваги оптимізованих цифрових операцій полягають у миттєвому та практично універсальному доступі до інформації, спільній роботі, швидкому аналізі, відстеженні робочого часу без жодного листка паперу.
2. Поліпшення комунікації
Віддалена та гібридна робота набирає обертів з початку пандемії COVID-19 і, ймовірно, залишиться основною моделлю роботи у постпандемічному світі.
Фактично, за оцінками Gartner, наприкінці 2021 року 51% працівників розумової праці та 32% усіх співробітників у всьому світі працювали віддалено. В таких умовах дуже важливо знайти максимально ефективний спосіб комунікації.
При оцифровці вашої компанії всі, кому потрібно бути на одній сторінці, будуть на одній сторінці без будь-яких бар’єрів. Завдяки хмарним системам кожен член команди зможе отримати доступ і співпрацювати з іншими колегами в режимі реального часу.
3. Зниження витрат
Найімовірніше, ви думаєте: цифровізація бізнесу передбачає, що мені потрібно буде впроваджувати нове програмне забезпечення, то в чому ж економія? Хоча нові технології дійсно обходяться недешево, рішення щодо цифровізації бізнесу скоротить витрати у довгостроковій перспективі.
Цифрові документи, що зберігаються у хмарному сховищі, оптимізують ваші витрати. Менше зайнятого офісного простору, папок, паперу, ресурсів для фізичної роботи з ними.
Бізнес, який покладається лише на паперову документацію, щорічно втрачає сотні людино-годин, намагаючись підтримувати дані в порядку (друк, сортування, зберігання тощо).
Замість виконання рутинних ручних завдань, а також перекладання папірців, співробітники зможуть сфокусуватися на більш значущих справах – обслуговуванні клієнтів, пошуку нових лідів, вирішенні технічних питань тощо.
4. Безпека
Якщо ви боїтеся, що несумлінні співробітники, залишаючи роботу, захоплять із собою базу клієнтів або передадуть важливі дані вашої компанії третім особам, з приходом цифровізації це завдання значно ускладнилося.
Оцифровані документи відстежуються: можна бачити дату створення, редагування та будь-які інші маніпуляції. Ви можете самостійно налаштовувати права доступу.
Одні файли зможуть бачити всі співробітники і отримають можливість завантаження, видалення, пересилання, інші будуть доступні лише обмеженому колу осіб. Ступінь конфіденційності інформації кожна компанія визначає самостійно.
5. Стирання кордонів
Навіть маленький локальний магазин або квітковий кіоск після цифровізації може почати пропонувати свої послуги широкій аудиторії, якщо у нього є веб-сайт і працює ефективна служба доставки.
Ми живемо у світі, коли інфлюєнсером чи блогером можуть бути навіть віртуальні персонажі. А тексти для деяких сторінок пишуть нейромережі.
Щодня для бізнесу відкриваються нові горизонти та можливості. Залишається лише навчитися встигати адаптуватися, освоювати їх та вміло використовувати.
6. Рішення на основі даних
При правильному наборі аналітичних інструментів, дані можна перетворити в режимі реального часу на цінну інформацію про продуктивність бізнесу та команди. Збір, обробка та аналітика відбуваються автоматично за наперед заданими критеріями. Це допомагає тримати руку на пульсі бізнесу, знати про всі слабкі місця та використовувати цю інформацію для прийняття швидких та обґрунтованих рішень.
Чим глибше аналітичні інструменти вбудовані в бізнес-операції, тим більший ефект вони можуть мати.
Наприклад, Бітрікс24 пропонує отримання звітів особістої ефективності та аналітики з лідів, угод, контактів, компаній, рахунків та справ.
А також загальну, яка дозволяє стежити за воронкою продажів, оцінювати роботу менеджерів, прогнозувати дохід тощо.
7. Швидка адаптація нових працівників
Наявність усієї необхідної інформації в єдиному просторі допомагає новим співробітникам швидше адаптуватися, оскільки потрібні дані завжди під рукою. Це, зокрема, значно полегшує передачу справ.
Достатньо один раз оцифрувати вашу базу знань та завантажити її в систему, щоб коллеги отримали безперешкодний доступ до навчальних матеріалів. Це забезпечує максимальне утримання працівників та підвищує їхній рівень задоволеності.
Зрештою, цифрова трансформація полягає в тому, щоб дати можливість співробітникам вашої компанії працювати ефективніше, а вашому бізнесу використовувати раніше недоступні можливості.
