Бажаєте спробувати CRM вперше або переходите на нову платформу? Потрібно розуміти, до чого бути готовими. Безумовно, все залежить від того, яку систему та тариф ви для себе обрали. Це визначає доступний функціонал та супутні доопрацювання.
Достатньо купити ліцензію і все?
Ні, купити ліцензію з відповідним тарифом – це лише перший крок. Для того, щоб підключити CRM-систему та працювати в ній ефективно, необхідно налаштувати її відповідно до ваших бізнес-процесів, внутрішньої організаційної структури, сфери бізнесу, цілей.
Система працює з першого дня встановлення?
Перенесення даних, структурування інформації, налаштування полів, прав доступу, формування шаблонів займають час. Якщо ви плануєте налаштовувати систему самостійно, то процес вимагатиме більше зусиль.
Крім того, якщо бізнес-процеси компанії були в хаосі, то при автоматизації безлад не скоротиться, а лише примножиться. Все, що зміниться – це те, що він стане швидшим.
Другий шлях – звернутися до інтеграторів. Це вимагатиме додаткової оплати, але значно скоротить час впровадження та налаштування.
Як працюють інтегратори?
Якщо ви вирішили скористатися послугами інтегратора, більшість з них працюють за схожим алгоритмом: вивчення існуючих процесів компанії, складання технічного завдання і безпосередньо впровадження та налаштування.
Аналітика існуючих процесів дозволяє зрозуміти як ви працюєте, які бізнес-процеси існують і потребують доопрацювання та оптимізації. Як тільки вони будуть вивчені та узгоджені, складається докладне технічне завдання. У ньому крок за кроком описується що буде виконано, з якою послідовністю і в які терміни. Це допоможе контролювати процес.
На етапі налаштування система змінюється під ваші потреби, коригуються поля та картки, інтерфейс, інтегруються необхідні сервіси, віджети, телефонія тощо. Після цього CRM-система повністю готова до тестування та подальшої експлуатації.
Саботаж співробітників
Якщо ви думаєте, що найскладніші проблеми впровадження CRM будуть пов’язані з технічними питаннями, то помиляєтеся.
Нове програмне забезпечення може бути жахаючим, але з усіх проблем CRM, з якими ви зіткнетеся, більшу частину доставлять ваші співробітники.
Так відбувається не завжди, але варто розуміти, що все нове викликає внутрішній опір. Особливо, коли вже є налагоджена та діюча система. Так, вона може бути недосконалою, малоефективною, але своєю! Зрозумілою та знайомою. Автоматизація сприймається чимось чужорідним, незрозумілим. Тим, що забере роботу або підсвітить недоліки, що ретельно приховуються в роботі.
Досить часто причина того, що люди борються з переходом на хмарні технічні рішення, полягає в тому, що компанія не має чітко визначеної стратегії майбутніх змін.
Щоб подібна трансформація увінчалася успіхом, власник бізнесу має розвивати культуру навчання та цифрових інновацій. Виберіть відповідального за цей процес. Людям буде простіше звикнути до нової програми, якщо їм допомагатиме авторитетний колега чи стороння організація, яка в ній розуміється.
Чи можна працювати без навчання?
Так. Але буде багато спроб, помилок і в результаті той час і гроші, які можна було витратити на навчання, підуть на набивання шишок.
Команда повинна знати, як максимально повно використовувати нову CRM. Їм необхідно розуміти як вводити, переглядати та керувати своїми даними з будь-якого пристрою. Бачити які завдання платформа здатна спростити, вирішити, автоматизувати. За рахунок чого процеси налагодяться і стануть зручнішими.
Належне навчання та підтримка є життєво важливими при переході на CRM.
Безпека даних
Багато власників компаній віддають перевагу зберіганню своїх даних на локальному сервері, тому ідея перенесення всієї інформації може стати каменем спотикання.
Оскільки підключення до нової платформи CRM вимагає збору та передачі величезних резервів даних, вам необхідно бути впевненим, що у вас є система, якій можна довіряти.
Обирайте перевірені програми та інтеграторів, які гарантують, що інформація залишиться в цілісності та безпеці.
Синхронізація даних
Варто розуміти, що встановлена CRM у своєму базовому функціоналі може не мати того, що вам необхідно для ефективної роботи.
Наприклад, деякі CRM вимагають платної підписки для інтеграції платіжних систем, служб доставки, соціальних мереж тощо.
Вибираючи CRM, складіть список програм, якими користуєтеся. Наприклад, співробітники працюють у 1С та дзвонять через IP-телефонію. Зателефонуйте фахівцю з впровадження та з’ясуйте, чи можна їх інтегрувати безкоштовно. Або якими сервісами їх можна замінити без додаткових вкладень.
Висновок
Не чекайте, що система сама вирішить всі проблеми у бізнесі. Це лише інструмент, яким потрібно вміти користуватися.
Знайдіть час, щоб спланувати перехід, стратегічно проаналізувати свої дані, обачно виконати інтеграцію та навчити співробітників. У цьому випадку ваша CRM стане тим, чим ви завжди хотіли її бачити: джерелом зростання прибутку та масштабування бізнесу.
