Найчастіше до системності не прагнуть. Прагнуть до збільшення прибутку, зростання бізнесу, до великих результатів – чогось відчутного і зрозумілого.
Системність – це скоріше інструмент, а не результат.
Але варто зазначити, інструмент ефективний.
Що вам допоможе доводити почате до кінця? Системність.
Що допоможе впевнено просуватися вперед? Системність.
Що дасть перевагу перед конкурентами? Системність.
Звичайно, якщо це не системні запізнення. Ну ви зрозуміли, що мова про корисну системность.
Якщо ми говоримо про системність в бізнесі, що під цим мається на увазі?
Ми маємо на увазі такий підхід до управління, в якому результати досягаються і вимірюються не з натхнення, а стабільно і не тільки на кінцевому етапі, але і на проміжних рівнях.
Дотримуватися будь-яких правил дуже складно, навіть якщо ви самі їх створили. Коли у вашій компанії сотні клієнтів і десятки підпорядкованих вже важко підтримувати системність в справах. Власне, саме тому ми хочемо допомогти вам і розібрати інструменти, які допоможуть відпрацювати системність в бізнесі.
Планування.
Планування дозволяє ефективно використовувати час. Для того, щоб ваші плани не перетиналися, а справи виконувалися своєчасно, придумано безліч календарів і планерів. Але чи завжди вони працюють? Ні.
Ні, тому що вони не завжди сумлінно заповнюються або ведуться в різних сервісах.
Чому Бітрікс24 допоможе планувати роботу ефективніше?
Вся інформація про справи компанії зберігається в одному місці. Тут планується як робота з клієнтами, так і завдання. За рахунок єдності інформаційного поля ваші діла не перетнуться випадковим чином. Нагадування не дадуть забути про заплановану роботу:
Розглянемо інструменти планування “Мій план”, “Календар”, “Гант”.
У календарі можна запланувати подію, зустріч, захід для всіх співробітників або для конкретного списку співробітників. Також можна забронювати переговорну. Зручність календаря в тому, що він може бути доступний іншим співробітникам, це дозволяє всім бачити завантаженість, уникати накладок по зустрічах, не забувати про заплановані події.
Функція “Мій план” дозволяє оцінити завдання, розставити пріоритети з урахуванням дедлайнів і створити для себе зручний план роботи. Це інструмент особистого користування, іншим співробітникам не доступний ваш особистий план.
Діаграма Ганта дає візуальне уявлення тривалості і крайніх термінів за всіма своїми завданнями.
Контроль результатів.
Що заважає керівнику систематично контролювати результати?
- дисципліна звітності у співробітників;
- нестача часу на контроль;
- складність в фіксації точних даних (всі в блокнотах, розрізнені записи)
При використанні CRM дані про роботу менеджерів фіксуються (к-ть дзвінків, торкань з клієнтом, всі відправлені листи і комунікації в месенджерах). На основі цього автоматично створюються звіти по менеджерам, з показниками конверсії в продажi.
Даний звіт можна отримати в розділі CRM-аналітика > Загальний аналіз > Ефективність роботи менеджерів
Відкриття звіту займає не більше 2 хвилин: для цього вам потрібно перейти в потрібний розділ і вибрати дату для аналізу.
Таким чином, простота звітності в Бітрікс24 допомагає систематизувати процес контролю за результатами роботи.
Автоматизація бізнес-процесів
Найкращий спосіб забезпечити системність в бізнесі – створити автоматичні процеси, які будуть регулярно працювати і спростять вам життя.
Процеси, які ви можете автоматизувати в Бітрікс24:
- виставлення рахунків;
- постановка типових задач;
- відправлення листів і повідомлень;
- затвердження документів;
- нагадування про заплановані справах;
- автоматичний розподіл відповідальних.
Налаштування автоматизації процесів проходить в розділі CRM> Установки> Роботи та бізнес-процеси.
Детальніше про налаштування автоматизації можна прочитати в статтi Роботи в Бітрікс24
Автоматизація не дасть вам забути про важливі процеси, відкласти щотижневу завдання, а також заощадить час.
Закріпіть системність в мисленні.
Варто пам’ятати, що інструменти допоможуть вам тільки в тому випадку, якщо ви дійсно поставите собі за мету бути системним і привчати до цього команду.
Тому важливо покладатися не тільки на Бітрікс24, а й на себе.
Найлегше виробити системність за допомогою перебудови звичок. Розробіть ефективний план системних задач і постарайтеся виконувати їх протягом тривалого часу.
Дослідження Філіппи Лалл з Університетського Коледжу в Лондоні, результати якого опубліковані в журналі «European Journal of Social Psychology», показали, що на формування звички потрібно в середньому близько 66 днів.
Як свідчить дослідження, 96 випробовуваних 12 тижнів формували нові корисні звички. Середній період звикання склав 66 днів, а в загальному цей процес склав від 18 до 254 днів у різних добровольців.
Це говорить про те, що будь-яку дію, яке необхідно закріпити в систему, варто примусово повторювати не менше, ніж три місяці поспіль. Це допоможе автоматизувати свою системність не тільки в CRM-системі, а й на особистому рівні.
